Whistleblowing – Modulo di Segnalazione

La segnalazione può essere effettuata da chiunque abbia o abbia avuto un rapporto effettivo/diretto con l’azienda e ritenga di voler segnalare un illecito.

Il segnalante deve avere la ragionevole convinzione che le informazioni sulla violazione segnalata siano vere e rientrino nell’ambito di applicazione della normativa come indicato nel successivo paragrafo.

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse e l’integrità di ACS DOBFAR S.P.A. e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/2001, ovvero violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• reati rientranti nell’ambito di applicazione di atti dell’Unione Europea o nazionali relativi alle seguenti aree: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; tutela dei consumatori; tutela della privacy e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che incidono sugli interessi finanziari dell’Unione Europea;
• atti od omissioni relativi al mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o lo scopo delle disposizioni degli atti dell’Unione Europea;

rapporti di lavoro individuali o rapporti di lavoro del whistleblower con i suoi superiori gerarchici (ad esempio: discriminazioni, abusi o violenze nell’ambiente di lavoro).

Il soggetto individuato e qualificato a ricevere le segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza (“Gestore della Segnalazione”), istituito ai sensi del D.lgs. 231/2001, in quanto soggetto dotato dei requisiti di autonomia e competenza richiesti dalla normativa per la gestione del canale interno di segnalazione e della segnalazione stessa.

Il Canale Interno di Segnalazione di ACS DOBFAR S.P.A. è un sistema che consente di effettuare segnalazioni tramite un sistema di posta elettronica totalmente esterno all’Azienda e strutturato in modo da garantire i più elevati standard di tutela della persona segnalante, della segnalazione e delle persone coinvolte nella segnalazione, in linea con quanto previsto dal D.lgs. n. 24/2023 in materia di tutela delle persone che segnalano violazioni della normativa comunitaria e delle disposizioni nazionali.

Il Canale Interno di Segnalazione è accessibile al form in fondo a questa pagina. Una volta acceduto alla pagina di segnalazione, è necessario:

• leggere attentamente l’informativa sulla privacy;
• inserire un indirizzo e-mail valido;
• compilare i campi indicati nel modulo di segnalazione;
• caricare qualsiasi documento ritenuto utile per la segnalazione (comprese le prove della commissione della violazione);
• una volta inviato il messaggio, il sistema genererà in automatico un codice identificativo univoco della segnalazione presentata e il segnalante riceverà una e-mail di conferma contenente il codice identificativo univoco.

L’indirizzo e-mail verrà utilizzato dal Responsabile della segnalazione per effettuare gli approfondimenti necessari all’elaborazione della segnalazione e servirà al segnalante per ricevere gli aggiornamenti relativi alla segnalazione.

È sempre possibile richiedere un incontro di persona con il Gestore della Segnalazione che provvederà a fissarlo in tempi ragionevoli.

Al fine di garantire un corretto svolgimento delle indagini, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• una descrizione chiara e completa dei fatti segnalati, con espressa indicazione che la segnalazione si riferisce ad ACS DOBFAR S.P.A. (non è ammessa la presentazione di segnalazioni relative esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale);
• l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
• le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui viene svolta l’attività) che consentano di identificare la/le persona/e coinvolta/e;
• ogni altra informazione che possa fornire elementi utili a dimostrare la fondatezza dei fatti segnalati.

Si precisa che le segnalazioni effettuate secondo le istruzioni qui fornite, ma prive di elementi che consentano l’identificazione del segnalante (es. segnalazioni anonime) saranno prese in considerazione a condizione che siano adeguatamente circostanziate, dettagliate e basate su elementi di fatto precisi e concordanti, al fine di garantire la valutazione e l’approfondimento del caso (ad esempio, la menzione di specifiche aree aziendali, di particolari processi o eventi, etc.).

a) Cosa deve fare il Gestore della Segnalazione

• dare avviso al segnalante di aver ricevuto la segnalazione entro 7 (sette) giorni di calendario dalla data di ricezione, salvo esplicita richiesta contraria del segnalante o salvo che il Gestore della segnalazione ritenga che l’avviso pregiudichi la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante;
• mantenere i contatti con il segnalante e richiedergli, entro 30 (trenta) giorni di calendario dal ricevimento della segnalazione, di integrare le informazioni, se necessario;
• trattare diligentemente le segnalazioni ricevute;
• svolgere le indagini necessarie per dare seguito alla segnalazione, anche attraverso audizioni e acquisizione di documenti;
• comunicare al segnalante l’esito finale della segnalazione entro 3 (tre) mesi di calendario o, se le motivazioni sono giustificate e motivate, 6 (sei) mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione o, in assenza di tale avviso, dalla scadenza dei sette giorni successivi al ricevimento.

b) Esito della segnalazione

Le circostanze rappresentate nella segnalazione devono comunque essere valutate, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, dal Gestore della Segnalazione, che svolge ogni opportuna attività, compresa l’audizione di chiunque possa riferire sui fatti segnalati.

Al termine della fase istruttoria, il Gestore della Segnalazione, oltre a fornire un riscontro al segnalante, ne comunica l’esito agli Stakeholder aziendali deputati ad adottare gli opportuni provvedimenti (a titolo esemplificativo, instaurazione di azioni giudiziarie, anche di natura penale, oltre all’adozione di provvedimenti disciplinari ai sensi del CCNL di categoria nel caso di dipendenti o interinali), ovvero:

• Amministratore Delegato e Responsabile delle Risorse Umane, se l’autore della violazione è un dipendente o interinale o tirocinante;
• Amministratore Delegato, se l’autore della violazione è un fornitore o un consulente di ACS DOBFAR;
• Amministratore Delegato, in tutti gli altri casi, o al Presidente o a un altro Amministratore Delegato, se la segnalazione riguarda un Amministratore Delegato;

Inoltre, l’esito della fase istruttoria della segnalazione potrà essere comunicato al Consiglio di Amministrazione della Società.

È possibile presentare una segnalazione direttamente all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) all’indirizzo Whistleblowing – www.anticorruzione.it nei seguenti casi:

1. se una segnalazione è già stata presentata attraverso il canale interno di segnalazione e non ha avuto seguito;
2. se il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che una segnalazione presentata attraverso il canale interno di segnalazione non avrebbe un seguito effettivo o potrebbe dare luogo a ritorsioni;
3. se il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che la violazione a cui si riferisce la segnalazione possa costituire un pericolo immediato o evidente per l’interesse pubblico.

L’identità del segnalante, se nota, non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o rispondere alle segnalazioni.

La tutela riguarda non solo il nome del segnalante ma anche tutti gli elementi e i dettagli della segnalazione da cui si possa ricavare, anche indirettamente, l’identità del segnalante.

La tutela della riservatezza è estesa all’identità del segnalante e di ogni persona menzionata nella segnalazione fino alla conclusione del procedimento avviato sulla base della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste per il segnalante.

La tutela del segnalante contro gli atti di ritorsione – ossia qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche se tentato o minacciato, posto in essere nei confronti del segnalante in conseguenza della segnalazione che provochi o possa provocare, al segnalante, direttamente o indirettamente, un danno ingiusto – è garantita se, al momento della segnalazione il segnalante aveva ragionevoli motivi per ritenere che la divulgazione delle informazioni fosse necessaria per effettuare la segnalazione e se la segnalazione stessa è stata effettuata nei modi previsti dalla legge.

La tutela della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e di quelle citate nella segnalazione fino alla conclusione del procedimento avviato sulla base della segnalazione, nel rispetto delle stesse garanzie previste per il segnalante.

Il trattamento dei dati personali relativi alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni viene effettuato dal Gestore della Segnalazione e da ACS DOBFAR S.P.A. nel rispetto dei principi europei e nazionali in materia di protezione dei dati personali, fornendo adeguate informazioni ai segnalanti e ai soggetti coinvolti nelle segnalazioni, e adottando misure idonee a tutelare i diritti e le libertà degli interessati.

L’informativa completa sulla privacy di ACS DOBFAR S.P.A. e ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali sono disponibili al seguente link.

La protezione dei dati e la conservazione delle segnalazioni esterne è competenza dell’ANAC.

a) Perdita delle tutele

Ove la segnalazione si riveli infondata e, nell’ambito della procedura di gestione della segnalazione, si accerti che la stessa è stata effettuata con dolo o colpa grave, il segnalante non avrà diritto alle tutele previste dal D.lgs. 24/2023 sopra richiamate e potrà essere destinatario delle sanzioni indicate nell’apposito capitolo della presente procedura.

La tutela non è, inoltre, concessa quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o calunnia o per i medesimi reati commessi mediante denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o in caso di responsabilità civile del segnalante, per gli stessi motivi, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi può essere adottata una delle sanzioni descritte nell’apposito capitolo della presente procedura.

b) Sanzioni

La violazione delle disposizioni contenute nei paragrafi precedenti può comportare l’adozione di azioni ai sensi di Legge e nelle Sedi competenti a tutela della Società, compresa la denuncia all’Autorità Giudiziaria, nonché nei confronti dei dipendenti e interinali l’applicazione di sanzioni disciplinari ai sensi del CCNL di categoria, nei seguenti casi:

1. il segnalante ha effettuato una segnalazione con dolo o colpa grave, ovvero se la segnalazione risulti falsa, infondata, a contenuto diffamatorio o comunque la segnalazione sia effettuata al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione;
2. è stata violata la riservatezza del segnalante;
3. sono stati posti in essere atti di “ritorsione”;
4. è stata ostacolata o vi è stato il tentativo di ostacolare la segnalazione o il trattamento della stessa.

I comportamenti di cui sopra possono essere accertati anche dall’ANAC, che commina le seguenti sanzioni:

• da 10.000,00 a 50.000,00 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
• da 10.000,00 a 50.000,00 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quella richiesta dalla legge, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

da 500,00 a 2.500,00 euro, nel caso di perdita delle tutele, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.